مركز تراث للتدريب يقيم دورة: مهارات إعداد التقارير وكتابتها
- التقرير نوع من الوثائق التي تستهدف تقديم معلومات مهمة لصانعي القرار داخل المؤسسة، وغالبًا ما تكون موجهة إلى المستويات الإدارية العليا والتنفيذية
أقام مركز تراث للتدريب التابع لقطاع العلاقات العامة والإعلام -الأسبوع الماضي في الفترة من: 9-10/12/2024- دورة: (مهارات إعداد التقارير وكتابتها) لعدد من موظفي الجمعية وإداراتها المختلفة، وقد قدم الدورة مدير إدارة التنسيق والمتابعة نواف الصانع.
في البداية عرف الصانع التقرير بأنه نوع من أنواع الوثائق التي تستهدف تقديم معلومات مهمة لصانعي القرار داخل المؤسسة، وغالبًا ما تكون موجهة إلى المستويات الإدارية العليا والتنفيذية، كما تسعى هذه التقارير إلى تلخيص البيانات الأساسية المتعلقة بأحد جوانب العمل، سواء كان ذلك من خلال الأداء المالي، نشاط المبيعات، رضا العملاء، أم حتى تقدم المشاريع.الهدف من كتابة التقرير
وعن أهداف كتابة التقارير قال الصانع: إن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات، وفي بعض الحالات تستخدم التقارير وسيلة لتقديم توصيات أو اقتراحات، وعلى ذلك يجب اتباع أسلوب في إعداد التقارير وكتابتها؛ لذلك لابد للتقرير أن يكون واضحاً يسهل فهمه واستيعابه، وموجزاً بما يكفي الغرض منه، وكاملاً يغطي جوانب الموضوع كافة، ودقيقاً يحتوي على معلومات صحيحة.فوائد استعمال التقارير
ثم بين الصانع أنَّ هناك العديد من الفوائد الرئيسة التي تحققها المؤسسات جرى استعمالها للتقارير منها: 1) إجراء تغيير في الإجراءات والسياسات، وفلسفة المؤسسة؛ حيث إن معظم التغيرات هي نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير معين. 2) التنبؤ بالحاجات؛ حيث إن هناك تقارير تشير إلى وجود حاجات معينة يجب توفيرها للمنظمة، مثل الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينة، أو الحاجة إلى تطوير إجراءات السلامة الصناعية داخل المؤسسة. 3) مقارنة الإنجاز بمعايير الأداء: وهذا يعني استعمال التقارير في الرقابة ولا سيما في رقابة التكاليف. 4) تخفيض التكاليف: المفروض أن تشير التقارير إلى ضرورة تخفيض التكاليف في المؤسسة، أو تشير إلى الأمور المتوفرة التي يمكن تحقيقها نتيجة تطبيق التوصيات والمتقرحات التي تضمنها التقرير.
مواصفات التقرير الجيد
وعن مواصفات التقارير الجيدة قال الصانع: المواصفات التي يجب أن تتوافر في التقرير حتى يمكن عده تقريرًا جيدًا، هي كالتالي:- البعد الزماني: الفترة التي يغطيها التقرير ووقت عرض التقرير، فكلما قرب وقت العرض من نهاية فترة التغطية، عظمت فائدة التقرير لإمكانية الانتفاع به عند التخطيط للمرحلة المستقبلية.
- الشمولية والارتباط بالموضوع: ويقصد بالشمولية أن يغطي التقرير جوانب الموضوع كافة، ويجيب عن كل التساؤلات المحتملة للقارئ؛ وذلك توفيرا لوقت القارئ ومعد التقرير.
- الدقة وصحة البيانات: تعد الدقة وصحة البيانات التي يتضمنها التقرير عاملا أساسيا في الحكم على مدى جودته، ويتطلب ذلك من معد التقرير التأكد من المعلومات التي يعرضها، والإشارة أحيانا إلى مصدرها؛ وذلك حتى يكسب ثقة القارئ، ويوفر له إمكانية الاعتماد على التقرير في اتخاذ قرار معين.
- مناسبة الحجم: يجب ألا يكون أصغر أو أكبر من اللازم.
- القدرة على الإقناع: كلما كان التقرير قادراً على إقناع القارئ بوجهة نظر أو توصيات كاتبه، زادت درجة جودته، ويساعد على ذلك كفاءة الكاتب وقدرته على التحليل والاستنتاج وعرض الأفكار، ولا شك أن لغة الأرقام هي دائما الأقدر والأفضل على الإقناع ولا سيما لمراقبة تنفيذ الاستراتيجيات المختلفة ومتابعتها.
- أسلوب العرض: يساعد أسلوب العرض -مباشرة- في الحكم على جودة التقرير ويسهل مهمة القارئ، فلا شك أن التتابع المنطقي للأفكار، والتكوين الهيكلي للتقرير، ووجود عناوين رئيسية وفرعية، وطريقة ثابتة للترقيم، واستخدام وسائل إيضاح مناسبة، كل ذلك يعد عوامل مساعدة لرفع كفاءة عرض التقرير وأسلوبه.
- الموضوعية: ومعنى ذلك البعد عن المؤثرات الشخصية عند عرض المعلومات والحقائق وتحليلها، ولا نسمح لمواقفنا وآرائنا الشخصية بأن تحدد موضوع المعلومات التي يعرضها التقرير؛ فإن ذلك يضعفه في الحقيقة لا يقويه.
مراحل كتابة التقرير
- مرحلة الإعداد.
- مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي.
- مرحلة الكتابة.
- مرحلة المراجعة.
- مرحلة الطباعة والإخراج العام للتقرير.
لاتوجد تعليقات