ضمن خطته السنوية لتطوير المهارات الإدارية والذاتية لموظفي جمعية إحياء التراث الإسلامي والعاملين في القطاع الخيري، نفذ (مركز تراث للتدريب) التابع (لقطاع العلاقات العامة والإعلام) في جمعية إحياء التراث الإسلامي برنامجه التدريبي الرابع، الذي كان بعنوان: (مهارات السكرتير المتميز)، ونفذ في الفترة من 16-17/2/2021، للدكتور يوسف المطيري الأستاذ بكلية العلوم الإدارية جامعة الكويت.

الهدف من الدورة

     وقد جاءت هذه الدورة لأهمية الدور الذي يقوم به السكرتير في المؤسسات عموما وفي المؤسسات الخيرية خصوصا، فهو المسؤول مثلاً عن تنظيم أمور الإدارة، كترتيب جدول الأعمال، وتنظيم الوقت، وحفظ العديد من الأسرار التي تخص العمل والمؤسسة، ولكي ينجح في أداء هذهِ المهمة الوظيفيّة نجاحا جيدا ومتقنا لابُدّ من أن يتمتع ببعض المهارات الشخصيّة والعمليّة التي سعت الدورة لتحقيقها.

ومن أهم المهارات التي ذكرها المحاضر في الدورة ما يلي:

المهارات الشخصية

فمن أهم المهارات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح ما يلي:

(1) الاهتمام بالشكل الخارجي وارتداء الملابس النظيفة والأنيقة والرسمية التي تتناسب مع جو العمل والإدارة.

(2) قوة الشخصية والتمتع بثقة كبيرة في النفس.

(3) حسن التصرف والتعامل مع الناس بشكل لائق ومهذب .

(4) الطلاقة في الحديث والتكلم مع الآخرين بلغة واضحة ومفهومة، وبصوت منخفض بعيدا عن الجدال.

(5) القدرة على إدارة العمل بانتظام ودقة.

(6) التمتع بالهدوء والالتزام والمرونة في التعامل مع الآخرين.

(7) الولاء للمؤسسة التي يعمل فيها.

(8) التمتع بهدوء الأعصاب والابتعاد عن التعصب والتوتر والالتزام بقوانين المؤسسة وعدم مخالفتها.

المهارات العملية

كما ذكر المحاضر أهم المهارات العملية التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح ومنا ما يلي:

(1) تعلم العديد من اللغات التي تساعد على التعامل الجيد مع مختلف الشركات المنتشرة في العالم.

(2) القدرة على التعامل الجيد مع مختلف تطبيقات الكمبيوتر التي تساعد على تنظيم العمل والوثائق الرسمية لسهولة الوصول إليها وقت الحاجة.

(3) التمتع بالمهارات العامة التي تساعد على التعامل مع الموظفين والمراجعين وضيوف المؤسسة أو الشركة بشكل جيد.

(4) تنفيذ إجراءات البريد الصادر والوارد وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات في المنظمة.

(5) امتلاك مهارات كبيرة في إعداد التقارير الضرورية التي تنظم أمور المؤسسة التي يطلبها المدير دائما.

(6) القدرة على التفاوض الفعال مع الآخرين بشكل جيد وتقبل الرأي الآخر.

(7) التمتع بقدرة عالية على أرشفة كافة المعلومات التي تخص العمل للرجوع إليها وقت الضرورة، والحصول على دروات تدريبية في المجال نفسه.

المهارات الأخلاقية

كما بين المحاضر د. المطيري أهم المهارات الأخلاقية التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح ومنها ما يلي:

(1) التمتع بالصدق التام الذي يعد سمة من سمات السكرتير الناجح في الأمانة، وعدم إفشاء الأسرار التي تخص العمل.

(2) الالتزام بالمواعيد الدقيقة وعدم التأخر والتعامل بموضوعية مع الآخرين.

(3) القدرة على تحمل مسؤولية العمل.

     هذه هي الصفات الأساسية والضرورية التي بينها المحاضر التي يجب أن يلتزمها السكرتير ليكون ناجحا في أداء مهمته ومتقنا لها، فضلا عن بعض المهارات الأخرى التي جاءت في الدورة من مهارات آداب استخدام الهاتف والرد عليه، والقواعد التي يتبعها السكرتير في استقبال الضيوف والزوار، وكيفية إدارة الأوراق والمراسلات والتعامل معها، كيفية تعامل السكرتير مع المشكلات والأزمات التي يمر بها العمل وتمر بها المؤسسة.