بالتعاون مع معهد إشراقات مركز تراث للتدريب يقيم – دورة المهارات المتقدمة في السكرتارية
بالتعاون مع معهد إشراقات للتدريب الأهلي، عقد مركز تراث للتدريب التابع لجمعية إحياء التراث الإسلامي الأسبوع الماضي وعلى مدى يومين دورة: (المهارات المتقدمة في السكرتارية وإدارة المكاتب) لعدد من موظفي الجمعية ولجانها المختلفة، وقد حاضر فيها رئيس قطاع العلاقات العامة والإعلام سالم الناشي، وقد تناولت الدورة عددًا من المحاور، منها: مفهوم السكرتارية، وأهمية السكرتارية، وأنواع السكرتارية، والخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير، ومفهوم الاتصال، وأهم القواعد الواجب مراعاتها في أعمال السكرتير الإدارية والسلوكية والتنظيمية.
في بداية الدورة بين الناشي أهمية السكرتارية والمفاهيم المتعلقة بها، وأهم الخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير، وذكر منها الخصائص الفردية، والصفات الشخصية مثل: الصدق في القول أو العمل، والأمانة، والصبر والقدرة على التحمل، وقوة الذاكرة، والإخلاص، والمبادأة، والثقة بالنفس وبالآخرين.
مهارات السكرتير الناجح
ثم بين الناشي أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح؛ حيث إنه الشخص المسؤول عن تنظيم أمور الإدارة كافة، مثل ترتيب جدول الأعمال، وحفظ أسرار العمل، وترتيب المستندات المهمة وتنظيمها، وذكر من تلك الصفات ما يلي:
1- الاهتمام بالشكل الخارجي وارتداء الملابس الأنيقة المناسبة -قدر الإمكان- مع أجواء العمل والإدارة.
2- التمتع بشخصية قوية وقدر عال مِن الثقة بالنفس.
3- حسن التصرف والمعاملة والتمتع بأسلوب لائق ومُهذب.
4- الحديث بطلاقة ولكن بلغة مفهومة وواضحة وبصوت معتدل.
5- الالتزام بالقوانين المؤسسية وعدم مخالفتها بأي حال مِن الأحوال.
6- التمتع بقدر كاف مِن الاتزان وهدوء الأعصاب والبعد كل البعد عن التوتر أو العصبية.
7- الولاء للمؤسسة أو الشركة.
8- التمتع بقدر كاف مِن المرونة في التعامل مع الآخرين.
المهارات العملية
وبين الناشي أنه فضلا عن مهارات السكرتير الناجح الشخصية فإنه يوجد عدد مِن المهارات العملية للسكرتير الناجح لابد مِن التمتع بها، ولعل أهم هذه المهارات:
1- امتلاك عدد جيد مِن اللغات التي بإمكانها مُساعدتك في التعامل بشكل جيد مع مختلف الشركات في العالم.
2- امتلاك القابلية على التعامل مع تطبيقات الحاسوب كافة المتعلقة بتنظيم العمل والوثائق وما إلى ذلك.
3- التمتع بالمهارات العامة التي تُساعد على التعامل مع المراجعين والموظفين وضيوف المؤسسة بشكل جيد.
4- امتلاك مؤهل علمي عال في مجال عمل المؤسسة.
5- القدرة على أرشفة أي قدر مِن المعلومات والقدرة على الرجوع إليها في أي وقت بسهولة وسرعة.
6- التمتع بمهارات التفاوض مع الآخرين والقابلية لتقبل الرأي الآخر.
7- التمتع بمهارات إعداد التقارير والقدرة على إعداد أي تقرير قد يطلبه المدير.
8- القدرة على تنفيذ إجراءات البريد الصادر والوارد ومعرفة كيفية إدارة المراسلات الداخلية وتداولها بين الإدارات في المنظمة.
9- القدرة على التعامل مع مختلف الأدوات التي توجد في المكتب مثل برامج الإنترنت والفاكس والطابعة، إضافة إلى امتلاك خلفية ولو بسيطة عن كيفية إصلاح هذه الأشياء إصلاحا سريعا عند الضرورة.
الصفات الأخلاقية
كما بين الناشي أهم المهارات والصفات الأخلاقية للسكرتير الناجح؛ حيث ينبغي أن يتمتع السكرتير الناجح بعدد مِن تلك المهارات الضرورية مثل:
1- الصدق لأقصى درجة ممكنة؛ حيث يُعد الصدق مِن أهم مهارات السكرتير الناجح.
2- الأمانة البالغة وعدم إفشاء أيا مِن أسرار العمل لأي شخص أو جهة أو مؤسسة.
3- النزاهة التامة والعمل بإخلاص.
4- الالتزام بالمواعيد وعدم التأخر عن العمل.
5- معاملة الآخرين بموضوعية تامة وعدم تحيز.
6- تحمل المسؤولية.
تعريف السكرتارية
السكرتارية هي مجموعة أعمال إدارية، الغرض منها تقديم المساعدة للفئات المسؤولة من الإدارة، كما تعد موردا بشريا أساسيا في الوحدات المسؤولة من تنظيم الأعمال الإدارية في كل الشركات والمؤسسات، إضافة إلى أنها تمد الوحدات الإدارية بجميع المدخلات والمعلومات التي من شأنها تطوير المؤسسة وعملها؛ فهذا يعد تخفيفا عن الإدارة التي يتوفر لها عاملا الوقت والجهد بوجود السكرتارية، لتتفرغ بعدها لمهامها الإدارية ووظائفها المعتادة من إشراف ومتابعة، وملاحظات تستهدف تطوير العمل أكثر؛ فأعمال السكرتارية تعد مرجعا للمسؤولين ولكل العاملين بالمنظمات والمنشآت المختلفة.
أهمية السكرتارية
- التعاون مع رؤساء الأقسام والمديرين وتخفيف ضغط العمل الواقع عليهم.
- تنظيم جميع النشاطات من اجتماعات وورش.
- التأكد من صحة الوثائق قبل إرسالها.
- توفير كل البيانات في زمن مناسب.
- الاهتمام بوسائل تواصل الشركة مع زبائنها.
لاتوجد تعليقات