منظومة الرقابـة الداخليةللعمـل الخـيري – دور لجان التدقيق في الرقابة على العمل الخيري
نشأة لجنة التدقيق Audit Committee
تكلمنا في المقال السابق عن أهمية لجان التدقيق، ونستكمل هذا الموضوع بالحديث عن إجراءات تكوين لجنة التدقيق وتحديد مهامَّها للاستفادة من المعنيين سواء في منظمات العمل الخيري أم الشركات أم الجهات الأخرى في إنشاء لجان تدقيق لتعزيز منظومة الرقابة الداخلية والحوكمة في هيكلها الوظيفي.
التكوين
لجنة التدقيق هي لجنة منبثقة عن مجلس الإدارة ومن خارج الإدارة التنفيذية، والمستقلون عن إدارة الشركة لا يقل عددهم عن ثلاثة ولا يزيد عن ستة، ويعين المجلس أعضاء اللجنة ورئيسها. وبموجب لوائح بعض أسواق المال فإنه يلزم الشركات المساهمة أن تكون لجنة تدقيق لتعزيز استقلالية المدقق الداخلي والخارجي ولتعينهم على أداء المهام المناطة بهم بموضوعية وتجرد.
الغرض: لمساعدة مجلس الإدارة على إنجاز مهامهم الإشرافية ذات الصلة بالنواحي المالية ونظم الرقابة الداخلية وإجراءات التدقيق ومدى التزام الشركة بالقوانين والإجراءات واللوائح.
الصلاحيات
للجنة التدقيق صلاحية إجراء التحقيقات بالشؤون الخاضعة لنطاق مسؤولياتها أو التكليف بإجرائها، ولها أيضاً في تحقيق ذلك سلطة:
- تكليف مستشارين ومحاسبين خارجيين وغيرهم لتقديم الاستشارات أو لإجراء التحقيقات التي تراها اللجنة و الموافقة المسبقة على رسوم الخدمات المتعلقة بأعمالهم والإشراف عليها.
- تحري أي معلومات من موظفي الشركة أو من أطراف خارجية.
- مقابلة مسؤولي الشركة والمدقق الخارجي والمستشارين الخارجيين كلما دعت الحاجة لذلك.
- حل أوجه الخلاف بين الإدارة والمدقق الخارجي فيما يتعلق بالبيانات المالية.
الاجتماعات
تجتمع اللجنة أربع مرات على الأقل في السنة مع إمكانية عقد اجتماعات إضافية كلما دعت الحاجة لذلك. ويتوقع من الأعضاء حضور الاجتماعات جميعها شخصياً أو من خلال وسائل النقل والاتصالات الحديثة.
تستضيف اللجنة أعضاء من الإدارة والمدققين وآخرين لتزويدها بالمعلومات ذات صلة بالمواضيع محل البحث، كما يمكنها عقد اجتماعات، ولاسيما مع المدققين والهيئة التنفيذية.
المسؤوليات
على اللجنة مقابلة المسؤوليات الآتية:
تجاه القوائم المالية
- مراجعة التقارير والبيانات المالية المهمة بما فيها العمليات غير العادية والمواضيع التي تتطلب رأياً، والاطلاع أيضاً على الإصدارات التشريعية والمهنية وفهم أبعادها على البيانات المالية.
- مراجعة نتائج التدقيق والصعوبات التي تمت مواجهتها وذلك بحضور الإدارة التنفيذية والمدقق الخارجي.
- مراجعة القوائم المالية السنوية، مع الأخذ بالاعتبار مدى اكتمالها ومواءمتها للمعلومات المعروفة لدى أعضاء اللجنة، ومدى توافقها مع مبادئ المحاسبة المناسبة، وكذا التأكد من مدى دقتها وأنها مطابقة لما تقضيه التشريعات المنظمة وذلك قبل الموافقة على إصدارها.
- مراجعة على جميع المواضيع الواجب إيصالها إلى اللجنة بشأن معايير المراجعة المتعارف عليها، وذلك بحضور الإدارة التنفيذية والمدقق الخارجي.
- معرفة الطريقة التي تزود بها الإدارة التنفيذية؛ اللجنة بالمعلومات المالية المرحلية وطبيعة نطاق عمل المدقق الداخلي والخارجي على حدٍ سواء.
- مراجعة التقارير المالية المرحلية قبل عرضها على الجهات الرسمية، وذلك بحضور الإدارة التنفيذية والمدقق الخارجي للتأكد من مدى مطابقتها للمعلومات المتوفرة لدى اللجنة.
تجاه للرقابة الداخلية
- دراسة مدى فعالية نظم الرقابة الداخلية على البيانات المالية السنوية والمرحلية، متضمنةً إجراءات السلامة والضبط في الأنظمة الآلية.
- استيعاب وفهم نطاق عمل المدقق الداخلي والخارجي بشأن نظم الرقابة الداخلية على البيانات المالية والحصول على الملاحظات المهمة والتوصيات الخاصة بها مع تعقيب الإدارة التنفيذية عليها.
تجاه التدقيق الداخلي
- مراجعة دليل جهاز التدقيق الداخلي (Internal Audit Charter) مع الإدارة ورئيس جهاز التدقيق الداخلي، الذي يتضمن: خطة العمل، الأنشطة، شؤون موظفي التدقيق الداخلي والهيكل التنظيمي.
- التأكد من عدم تحديد نشاط التدقيق الداخلي أو وجود قيود غير مسوغة على ممارسة مهامه، والاطلاع والموافقة على تعيين رئيس جهاز التدقيق الداخلي واستبداله وفصله.
- مراجعة مدى فعالية نشاط التدقيق الداخلي؛ متضمناً مدى التزامه بالمعايير الدولية لممارسة مهنة التدقيق الداخلي “Standards of Internal Auditing” ومعايير الممارسة المهنية للتدقيق الداخلي “Standards of the Professional Practice of Internal Auditing”.
- الاجتماع بشكل منفصل مع رئيس جهاز التدقيق الداخلي دوريا لمناقشة أي مواضيع ذات اهتمام ترى اللجنة أو رئيس الجهاز ضرورة مناقشتها بطريقة منفردة.
تجاه التدقيق الخارجي
- مراجعة نطاق عمل المدقق الخارجي المقترح وطريقة مباشرة مهامهم متضمناً تنسيق جهود التدقيق مع جهاز التدقيق الداخلي.
- مراجعة أداء المدقق الخارجي والموافقة النهائية على تعيينه وإعفائه من مهامه.
- التأكيد على استقلالية المدقق الخارجي.
بالنسبة لمدى الالتزام
- مراجعة مدى فعالية نظم مراقبة الالتزام بالقوانين والتشريعات والأنظمة ونتائج تحقيقات الإدارة التنفيذية بما فيها الإجراءات التأديبية الناتجة عن عدم الالتزام بها ومتابعتها.
- مراجعة نتائج التقييم الصادرة عن الجهات الرسمية وملاحظات المدققين.
- مراجعة إجراءات توصيل لائحة الخدمة إلى موظفي الشركة وأساليب مراقبة التزام الموظفين بها.
- الحصول دوريا من الإدارة التنفيذية ومستشار الشركة القانوني على المواضيع الخاصة بمدى الالتزام بالقوانين والتشريعات والأنظمة.
تجاه التقارير
- توجيه تقارير لمجلس الإدارة خاصة بأنشطة لجنة التدقيق والمواضيع التي تم استعراضها والتوصيات ذات العلاقة.
- تعزيز تبادل المعلومات بين المدقق الداخلي والمدقق الخارجي ومجلس الإدارة.
- توجيه تقارير سنوية إلى حاملي الأسهم مبينةً تكوين اللجنة ومسؤولياتها وأية معلومات مطلوبة بحكم القانون.
- مراجعة على أية تقارير أخرى ذات صلة بمسؤوليات اللجنة.
مسؤوليات أخرى
- تنفيذ أنشطة أخرى يراها مجلس الإدارة.
- يعين ويشرف على التحقيقات متى ما دعت الحاجة لذلك.
- مراجعة وتقييم دليل عملها (Charter) سنوياً، ومطالبة مجلس الإدارة بالموافقة على التعديلات المقترحة.
- التأكيد سنويا على أن الأنشطة المناطة بها قد تم إنجازها.
- تقييم أداء اللجان وأعضائها دورياً
لاتوجد تعليقات