مركز تراث للتدريب أقام دورة: المهارات المتقدمة في السكرتارية وإدارة المكاتب
السكرتير هو الشخص المسؤول عن مساعدة مديره في الأمور كافة
أثبتت دراسة بعنوان (حالة مكان العمل العالمي) أن نِصْف الموظفين في أمريكا قد تركوا وظائفهم في مرحلة ما من حياتهم المهنية من أجل الابتعاد عن رؤسائهم
السكرتارية مجموعة من الأعمال الإدارية التي تساعد المؤسسة على أداء مهامها بطريقة أفضل
أقام مركز تراث للتدريب التابع لقطاع العلاقات العامة والإعلام -وفي موسمه الثاني الذي بدأ مع بدايات شهر سبتمبر 2022- دورة تدريبية بعنوان (المهارات المتقدمة في السكرتارية وإدارة المكاتب) في الفترة من 19-18سبتمبر 2022، وقد حاضر فيها رئيس القطاع المهندس سالم أحمد الناشي. وشارك فيها 15 مشاركا من موظفي جمعية إحياء التراث الإسلامي بقطاعاتها كافة. وقد تضمنت الدورة 6 محاور عن تعريف السكرتارية والسكرتير، وأهم الصفات التي ينبغي أن يتحلى بها السكرتير المتميز، وعن أهم مهام السكرتارية والمعوقات التي تواجه السكرتير في عمله، ثم استعرض المحاضر بعض التطبيقات العملية في السكرتارية.
م. سالم أحمد الناشي - رئيس قطاع العلاقات العامة والإعلام
تعريف السكرتارية
وقد عرف المحاضر الناشي السكرتارية بأنها مجموعة من الأعمال في المؤسسة، تسعي إلى توفير المساعدة الإدارية بتزويد الإدارة بالبيانات والمعلومات التي تسهم في دعم بيئة العمل لتوفير الجهد والوقت وتقليل الأعباء المتراكمة. كما قام المشاركون بعد تطبيق ورشة عمل اسفرت عن تحديد تعريف شامل وهو: (هي مجموعة من الأعمال الإدارية المتنوعة التي تساعد المؤسسة على أداء مهامها الوظيفية بطريقة أفضل، كتنظيم الملفات والأرشفة والصادر والوارد، وتنظيم الاجتماعات ومحاضرها واستقبال الزوار والاتصالات).
تعريف السكرتير
وعرف المحاضر الناشي السكرتير بأنه هو الشخص المسؤول عن مساعدة مديره في الأمور كافة؛ مما يساعده على أداء مهامه بسهوله ويسر. وهناك تعريف آخر يقول: (تعني: كاتم السر أو أمين السر من كلمة secretary موظف يساعد ويعاون رئيسه، ويتمتع بثقة رئيسه فيقوم ببعض الأعمال الخاصة والمهمة والسرية، ويرتب المواعيد، ويستقبل الزوار والمراجعين، ويتلقى المكالمات الهاتفية، ويحفظ الأوراق والمستندات، ويساعد الرئيس في تحرير الرسائل وإعداد التقارير.
ومن خلال ورشة عمل تم استنتاج تعريف السكرتير، وهو شخص يقوم بتنظيم الأعمال الإدارية والتنسيق بين المسؤول والموظفين. ويقوم بهذه الأعمال إدارة أعمال المكتب وتنظيم البريد والعرض على المسؤول وإنشاء المراسلات وترتيب المواعيد. كذلك يقوم باستقبال المراجعين وحفظ المراسلات والاتصالات، وتنظيم الاجتماعات وتنفيذ توجيهات المسؤول.
صفات السكرتير المتميز
وبين الناشي أن هناك 17 صفة مهمة للسكرتير المتميز، هي: ترتيب الملفات وحفظها، والسرعة في أداء العمل، ودقة الإنجاز، والتنسيق بين الموظفين، واستقبال المراجعين، ومتابعة الصادر والوارد، وتنظيم المواعيد ومتابعتها، وإجادة استعمال الكمبيوتر، ومعرفة برامج العمل المعتمدة، ومتفاعل مع وسائل التواصل، والالتزام وحسن الخلق، والتعامل الجيد مع الموظفين، والمحافظة على السرية، والالتزام بمواعيد العمل، والاحترام والتقدير لمسؤوله، والمظهر العام، والثقافة العامة
المعوقات
وبين المحاضر أن المعوقات التي تواجه السكرتير في عمله كثيرة، وهي تنقسم إلى: اجتماعية، ونفسية، وتنظيمية وفنية، وبيئية، ومعوقات تعود على الشخص نفسه. ومن أهم هذه المعوقات عدم وضوح الوصف الوظيفي لعملي، والتعقيد الإداري في إجراءات العمل المكتبي، وعدم تلقي عبارات الشكر على أداء السكرتير لعمله، وأيضا عدم توفر الأجهزة والمعدات اللازمة في مكتبه، وكذلك الحديث والنقاش العام في مكتبه الذي يعيق عمله، وأيضا الشعور بالضغط النفسي وعدم الراحة في العمل.
ترك العمل
وقال الناشي لقد أثبتت دراسة بعنوان (حالة مكان العمل العالمي) أن نِصْف الموظفين في أمريكا قد تركوا وظائفهم في مرحلة ما من حياتهم المهنية من أجل الابتعاد عن رؤسائهم. الأرقام متشابهة أو أعلى للعاملين في أوروبا وآسيا والشرق الأوسط وأفريقيا (مؤسسة غالوب). وعن الحل قال المحاضر إن التعاطف مع المسؤول هو سبيل لبناء الثقة من جديد.
لاتوجد تعليقات