مرتكزات تطوير أداء العمل في المؤسسة الوقفية
تبنى قدرة المؤسسة الوقفية على الاستمرار والنماء وتحقيق التميز، على ركائز أساسية، لا بد من تطبيقها وتقييمها ومراجعتها وتحسينها ليتحقق التطوير، وسأعرض فيما يأتي أهم تلك المرتكزات التي تدفع للتطوير والتحسين في أداء المؤسسة الوقفية وفق أسس علمية وإدارية.
الركيزة الأولى: التخطيط:
التخطيط بمفهومه العام هو عملية اتخاذ قرارات لتحديد اتجاه المستقبل ويجيبنا عن التساؤلات الآتية:
- أين نحن الآن؟
- أين نريد الوصول؟
- كيف نصل إلى ما نريد؟
وقد أطلق علماء الإدارة مصطلح (سيادة التخطيط)، انطلاقاً من كون التخطيط أساس التنظيم، فالهياكل الإدارية والتنظيمية واللوائح توضع لتحقيق الأهداف النابعة من التخطيط، وهو كذلك أساس التوجيه، وأساس الرقابة انطلاقا من مبدأ (سيادة التخطيط).
فالتخطيط أساس في إدارة المؤسسية الوقفية وتطوير أعمالها، وتقييم مخرجاتها ومراجعة أدائها وتحسينها، فلا تتضح الرؤية، ولا تتحدد الأهداف بلا تخطيط؛ فهو بلا شك يوصلنا إلى استخدام الموارد والإمكانات بفاعلية، ويحدد لنا الأولويات ومجالات العمل، والطرائق المُثلى في الارتقاء بأدائنا.
والمؤسسة الوقفية مرجعيتها الأولى في إدارة أعمالها بداية؛ وثيقة الوقف والشروط التي وضعها الواقفون؛ فالواجب أن يعمل في شروطهم بما شرطه الله ورضيه في شروطهم(1)؛ بمعنى وقَّف وقفاً واشترط أن يصرف على وجه معيَّن فإنه يجب احترامه وتنفيذه ما لم يخالف الشرع.
ولا يمكن تحقيق شروط الواقف أو مجموعة الواقفين في المؤسسة الوقفية إلا إذا بذلنا الأسباب لتحقيق ذلك، ولن يتحقق بلا تخطيط.
ولكي تستمر المؤسسة الوقفية في تطوير أعمالها وتحافظ على استمرارية وجودها، وديمومة نفع المستفيدين لا بد أن تكون لها خطة سنوية وتشغيلية وخطة استراتيجية ذات فلسفة إدارية ونظام متكامل من هياكل ونظم وبرامج وموازنات وبرامج وإجراءات، تحدد الأهداف بعيدة الأجل، وترسم الخطوط الكفيلة بالوصول، وتُعد الخطط التنفيذية، وتراقب مسيرتها، وتمهد العقبات والتحديات.
الركيزة الثانية: فاعلية المؤسسة في تطوير المنهجية العلمية والإدارية:
إذا أردنا أن نصيب الهدف ونحقق المرجو في مؤسساتنا الوقفية، ونحقق النمو لأصولها، لا بد من تطوير كفاءتها المبنية على أسس شرعية وعلمية منتظمة، مستمدة مادتها من القواعد والضوابط الشرعية، التي يترادف معها التزام الأسس الإدارية العلمية وتحديثها.
فتطوير أداء العمل وآلياته يدفع إلى المزيد من النمو، وتحقق أفضل نتائج بما يعود بالخير على الواقف والموقوف عليه، والمؤسسات الوقفية تملك -ولله الحمد- موروثاً شرعيا زاخرا بالقواعد والضوابط الفقهية المنظمة لأعماله، التي اجتهد الفقهاء والعلماء في استخراجها من مصادرها التي حفظها الله بحفظه: وهي كتاب الله تعالى، والسنة النبوية العطرة، واستنباطات فقهاء أمتنا واجتهاداتهم(2).
الركيزة الثالثة: القدرة على إدارة المخاطر واتخاذ القرارات الصحيحة:
المخاطر تعتري كل عمل في هذه الدنيا، والمؤسسة الوقفية كغيرها من المؤسسات معرضة للتحديات والمخاطر، ومن المشكلات الرئيسة التي تعترض مسيرة المشروعات الخيرية ضعف القيادة في إدارة المخاطر والأزمات التي تؤدي في النهاية إلى ضعف المؤسسة أو نهايتها بمأساوية.
والمخاطر التي تعتري المؤسسة الوقفية قد تكون داخلية أو خارجية أو كلاهما معاً، وقد تتعاظم المخاطر في مرحلة من مراحل نمو المؤسسة الوقفية سواء كانت في مرحلة التأسيس أو التشغيل أو ضمان الاستمرار، وقد تدمر المؤسسة الوقفية المخاطر القانونية وكذلك مخاطر ضعف الإيرادات، ومخاطر التكرار وعدم التجديد
وضعف المهارات في إدارة المخاطر المتمثلة في ضعف القدرة على اتخاذ إجراءات وقائية مقبولة للحد من خطر قادم ومتوقع للمؤسسة الوقفية، تكون عاقبته وخيمة.
فالإداري الناجح الذي يحسن اتخاذ القرار الصحيح ويتخذ السبل السليمة لتطبيقه – ولا سيما في ظل الأزمات والتحديات والمتغيرات - لا بد أن يتصف بالصفات الآتية:
1- القدرة على معرفة القرار الصحيح، وهذه القدرة بحاجة إلى أن تغلف بالحكمة.
2- القدرة على اتخاذ القرار الصحيح، وتحتاج إلى شجاعة.
3- القدرة على تنفيذ القرار الصحيح، وتحتاج إلى مهارة.
فالحكمة والشجاعة والمهارة هي روح القرار الصحيح، ففي بعض الأحيان تكون الشجاعة مدمرة إذا لم يكن معها حكمة ومهارة، وصاحب الحكمة قد لا يكون ذا شجاعة فيدمر العمل بالتسويف، وكذلك الحكمة والشجاعة إن لم يكن معها مهارة فقد تكون مدمرة أيضاً.
الركيزة الرابعة: التحسين المستمر:
التطوير في الأداء وأساليب العمل مطلوب في المؤسسات الوقفية، ولا تتحقق الاستمرارية ولا تتأتى الديمومة من غير أن يقترن بها التحسين والتطوير المستمر؛ فالمؤسسة الوقفية تكون متنامية ومستمرة إذا اقترنت أعمالها بمنظومة التطوير والتحسين.
والتحسين في أداء الأعمال لا يتحقق إلا إذا توافرت الإدارة السليمة التي تنظم وتحفز على الأداء السليم؛ فإن اجتمعا معاً تحقق ما نرجوه من التطوير والارتقاء بمستوى المؤسسات الوقفية.
ولا يتحقق التحسين في أداء المؤسسة الوقفية إلا بإيجاد بيئة يسعى فيها كل من الإدارة العليا والعاملون عليها والمتطوعون إلى تحسين أدائهم لأعمالهم؛ بحيث تحقق الرضا لكل من المتبرعين والمستفيدين والشركاء.
ويتطور العمل في المؤسسات الوقفية إذا كانت ثقافة المؤسسة الوقفية تلخص بالعبارة الآتية: أداء العمل الصحيح بطريقة صحيحة وفي أقل وقت بما يلبي توقعات ومتطلبات الواقفين والموقوف عليهم والمجتمع.
والتحسين عملية شاملة مستمرة تتضمن كافة أنشطة المؤسسة الوقفية، يتحقق من خلالها الآتي:
1- تخفيض الوقت المستغرق في الأداء.
2- تحسين أسلوب الأداء.
3- تحديث المعلومات الداخلة في الأنشطة.
4- ابتكار أساليب أفضل لتنفيذ الأنشطة.
5- زيادة كمية الإنجاز في وحدة الزمن.
6- ترشيد تكلفة الأداء.
7- التطوير والتجديد لأعمال ومخرجات المؤسسة.
وهذا يدفع أن يكون لدينا تقييم صحيح ومراجعة وتحسين لأداء الأعمال.
الركيزة الخامسة: السعي للتميز المؤسسي:
مطلب التميز في أداء العاملين ومهاراتهم ليس قاصراً على المؤسسات التجارية والصناعية؛ بل هو في المؤسسات الوقفية والخيرية مطلب شرعي ومطلب إداري.
والتميز في أنماط أداء العمل وأساليبه: يعني إيجاد بيئة في المؤسسات الوقفية التي يسعى فيها كل من الإدارة العليا والعاملون والمتطوعون إلى تحسين أدائهم لأعمالهم، بحيث تحقق الرضا والتوقعات والرغبات لكل من الواقفين والمتبرعين والمستفيدين والشركاء.
ولا شك أن التميز المؤسسي يتطلب تغيرًا شاملا لكل مكونات المنظمة، وفي مقدمتها، تفعيل منظومة التحفيز، فتقديم الحوافز والمكافآت من المبادئ الأساسية للوصول إلى التميز في أداء أعمال المؤسسة؛ فالعاملون هم «شركاء» يصعب التفريط بهم كونهم جزءاً من المؤسسة وطريقاً للتطوير والتميز.
الركيزة السادسة: الإدارة الرشيدة:
الإدارة بمفهومها الشمولي علم وفن وعمليات وأنشطة وقرارات وممارسة في ظل ظروف بيئية متغيرة، ومن أهم مهامها تحقيق التماسك والتواصل في المؤسسة، فالإدارة الرشيدة للمؤسسة الوقفية تلك التي تربط بين الإدارات، وتحفظ حقوق الواقفين، والمستفيدين، وخلال دوراتي التدريبية لكثير من المؤسسات الوقفية، خلصت إلى أن من أهم الأسباب التي قد تكون سبباً رئيساً في ضعف المخرجات: عدم التواصل بين الإدارات، وانقطاع السلسلة الإدارية التي تنظم العمل بينها، ما يفقدها كثيرًا من استغلال الطاقات، والموارد.
ومن أهم المشكلات التي تواجه إدارة المشروعات الوقفية:
1- ضعف القيادة.
2- ضعف المعرفة بأحكام الأعمال الوقفية وقواعدها وضوابطها.
3- ضعف القدرة على التعامل مع الأزمات والمخاطر .
4- ضعف بناء القدرات.
5- الإخفاق في بناء الشراكات.
6- ضعف الإدراك لمعايير العمل الوقفي وضوابطه.
7- ضعف المراجعة والتقييم.
ونجاح المؤسسة الوقفية وتطوير أدائها لا يأتي من زيادة عدد أفرادها، ولكن من التوليفة الصحيحة بين الأفراد الذين يمتلكون مهارات وقدرات متنوعة، وكذلك فشل أي مشروع يبدأ بافتقاد الحوار ذي الاتجاهين بين الإدارة العليا والإدارة التنفيذية.
الركيزة السابعة: التدريب وتنمية قدرات العاملين:
التدريب نشاط مستمر يضمن أن يحصل العاملون على المعارف والمهارات اللازمة التي تمكنهم من وضع تلك المعارف موضع التطبيق الصحيح والناجح لمنهجية تطوير المؤسسة الوقفية.
ولا شك أن حسن أداء العاملين لا يتحقق إلا إذا كان هناك إخلاص في العمل وولاء للمؤسسة الوقفية، وكذلك اختصاص في تنفيذ العمل، ولا يتم الاختصاص إلا إذا التزمنا منهجية التدريب المستمر للعاملين، وزيادة القدرات في تنفيذ الأعمال.
وهذا يدفعنا للسؤال الآتي: لماذا الحاجة للتدريب والتحسين المستمر في أداء ومهارات العاملين في المؤسسات الوقفية؟ ونلخص الإجابة بالآتي:
1- سبيل للوصول إلى الإتقان في العمل.
2- تحقيق أهداف المؤسسة الوقفية وخططها.
3- المحافظة على ثقة المتعاملين من مساهمين في الوقف والموقوف عليهم والشركاء.
4- الاستفادة القصوى من طاقات الموارد البشرية.
5- تشجيع التعاون والعمل بروح الفريق.
6- تطوير أساليب الإدارة الفعالة.
7- التجديد والابتكار لمصلحة العاملين والمستفيدين.
8- تحقيق نتائج متميزة في أداء المؤسسة.
الركيزة الثامنة: استخدام التقنيات الحديثة ونظم المعلومات:
إن حُسن استخدام التقنيات الحديثة ونظم المعلومات في المؤسسة الوقفية يوفر المعلومات الدقيقة ذات الصلة بأعمال المؤسسة، ويجعل من قرارات المدراء والنظار والمتولين للمشروع الوقفي أكثر دقة، نظرا لتوافر المعلومات السليمة للأنشطة والوظائف والمجالات التخطيطية والتنظيمية والتوجيهية والرقابية وغيرها.
- ويقاس نجاح دائرة نظم المعلومات في المؤسسة الوقفية بمدى مساهمتها ومساعدتها في تحقيق أهداف المؤسسة وتنفيذ استراتيجياتها وإنجاز أعمالها، ويتميز النظام الفعال للمعلومات بخصائص عدة، هي:
1- يتم إعداد المعلومات على أساس حاجة المستخدم، ويجب أن يلبي حاجات المستخدمين لاتخاذ قرارات فعالة.
2- توفير المعلومات الدقيقة ذات الصلة وفي الوقت المناسب.
3- يجب أن يرتبط باستخدام الحاسوب لتسهيل عمليات التحليل والتخزين وسهولة الوصول إليه.
4- أن يكون فعالاً قياساً إلى التكاليف، أي أن تكون العملية ومنافعها متوازنة مع التكاليف.
5- أن يكون نظام المعلومات من نظم عدة، أي إن نظم المعلومات المحاسبية والتسويقية والرقابية وغيرها يجب أن تكون نظاماً واحداً متكاملاً منسقاً لضمان عدم ازدواجية المعلومات والتقارير وتداخلها.
6- يجب أن يدار النظام بكفاءة، أي أن تكون هناك وحدة تنظيمية متخصصة لإدارة نظام المعلومات مع تفويضها سلطة إدارة النظام والعمل بوصفه جهازا استشاريا للمديرين التنفيذيين(3).
والمؤسسات الوقفية عليها الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة، وبناء قاعدة بيانات ومعلومات حديثة، والانتقال إلى مرحلة متقدمة من التكنولوجيا، والتحول بمفهوم المعلومات من كونها وصفية وإحصائية تاريخية، إلى عدها حركة متدفقة من الحقائق والمؤشرات والعلاقات والفرص والمعوقات؛ حيث إن استخدام التقنية والتكنولوجيا يرشد الإنفاق، ويستثمر الوقت، ويفعل القرار ليكون أكثر صواباً.
الركيزة التاسعة: الرقابة على الأداء والتزام التطوير:
إن أحد أدوار الرقابة في المؤسسة الوقفية يكمن في فحص مؤشرات الأداء لدي الإدارات المختلفة والتأكد من أن النتائج الفعلية لهذه الإدارات متوافقة مع ما تم إبلاغه في التقارير المرفوعة إلى الجهات المعنية، ومن أدوارها المهمةكذلك تحديد جوانب الضعف في الأداء ووسائل تحسينها.
ويمكن تعريف الرقابة على الأداء بأنها الأساليب التي يتم التأكد من خلالها أن العمل يتم تنفيذه وفق ما هو مخطط له لتحقيق الأهداف المنشودة، كما يشمل ذلك اتخاذ الخطوات اللازمة لتصويب الأداء وتطويره.
ويمكن تلخيص فوائد الرقابة على الأداء بالآتي:
1- وجود معيارية ودورية في التقارير المقدمة.
2- الانتظام في تقديم التقارير المالية السنوية إلى الجهات الرقابية.
3- تحفيز المؤسسة الوقفية لتحسين أدائها.
4- رفع مستوى الشفافية.
5- مساعدة الإدارة التنفيذية على اتخاذ القرار المناسب بطريقة صحيحة وسريعة حول أولويات النشاطات.
6- التزام الإدارات المعنية بتطبيق مؤشرات الأداء وربطها بخطة المؤسسة.
7- توفر النظرة التحليلية والرؤية المستقبلية وتشخيص واقع المؤسسة الوقفية.
8- تحديد العوامل الأساسية التي لها تأثير ملموس في أداء المؤسسة الوقفية.
9- توجيه الموارد لأفضل البرامج والنشاطات.
وبذلك يتضح أن وجود مؤشرات للأداء يسهم في ترتيب أولويات المؤسسات الوقفية، ويحقق الضبط الشرعي لمختلف مصارفها، كما أنه يواكب الاهتمام العالمي بمبدأ الشفافية في التعاملات والوضوح في الإفصاح المالي عن كافة المعلومات ووجود المعايير المحاسبية المتعارف عليها.
الركيزة العاشرة: قياس أداء العاملين والتقييم:
قياس أداء العاملين في المؤسسات الوقفية، ليس بالأمر الصعب كما يظن البعض، فيمكن قياسه، بل وملاحظته في بيئة العمل، ويمكن تلخيصه بالآتي:
1- الدافعية: مبدأ الدافعية شرعية كانت أم مادية.
2- المسؤولية: أداء المطلوب بأفضل من المطلوب، واتخاذ القرارات المدروسة.
3- وضوح الأهداف: التي يتفق عليها سنوياً لدى جميع العاملين على اختلاف مستوياتهم الإدارية والفنية، وكذلك المتعاملون مع المؤسسة.
4- المنهجية: المبنية على أصول وقواعد علمية، ونظم إدارية.
5- التحسين: بحيث يكون مستمرا وغير مرتبط بحدوث الإشكالات والأزمات
6- التجديد: هل يقدم الجديد دائماً؟ وهل تُستحدث مجالات جديدة؟
7- المخرجات: تكشفها التقارير والاستبانات ورأي متلقي الخدمة.
8- الارتقاء والتطوير: من خلال المشاركة في تقديم أوراق العمل والمقترحات، والدورات وورش العمل وتقديم الحلول والجديد.
9- رضا المتعاملين: ويقاس بطرائق عملية، ويبنى على نتائجها.
10- التعامل بروح الفريق: بيئة العمل مريحة ومتعلمة وتشجع العمل الجماعي.
11- التعامل مع المخاطر: هل تُهمل المخاطر حتى تتفاقم؟ أم يتوقع حدوثها وتعالج قبل أن تقع، ومتى وقعت يتعامل معها بحرفية.
12- السعي للتميز: الذي يعترف بالنتائج، وليس بالأداء فقط، وهو المطلب النهائي في سلم ارتقاء المؤسسة الوقفية.
فالعاملون في المؤسسات الوقفية هم عناصر المؤسسة، وثقافة المؤسسة تقاس بثقافة أفراد العمل: كيف يؤدون أعمالهم؟ كيف يتفاعلون؟ كيف يتواصلون؟ كيف يتعاملون مع المشكلات؟ كيف يفكرون ويبتكرون؟ وما منهجيتهم في أداء أعمالهم؟ وهل هم متحمسون للتحسين والتغيير؟ وهل نلمس تطويرا في قدراتهم وصقل مهاراتهم بما يعود بالنفع على مؤسستهم الوقفية؟
الهوامش:
1 - مجموع الفتاوى لشيخ الإسلام ابن تيمية (31/60).
2 - تم تخصيص المبحث الثالث في المنهجية العلمية المبنية على القواعد والضوابط الفقهية في الأعمال الوقفية ودورها في تطوير الأداء ومخرجات الأعمال.
3 - أثر تطبيق إدارة الجودة على المستفيدين، د.جمال الجبوري، رسالة دكتوراه غير منشورة.
لاتوجد تعليقات