كيفية كتابـة التقارير الإدارية
إنّ إنشاء التقارير الإدارية قد يتباين من تقرير إلى آخر، لكن لابدّ من وجود عناصر رئيسية أساسية لأي تقرير إداري، التي لابد من وجودها فيه، لكن التقارير الإدارية القصيرة قد لا تشمل بعض هذه العناصر؛ وذلك لأنه ليس هناك حاجة لذلك، ويجب علينا عند كتابة التقرير الإداري معرفة هذه العناصر وكيفية كتابتها:
غلاف التقرير
عند إنشاء تقارير عمل إدارية روتينية، فلا يوضع غلاف لهذه التقارير من الأصل؛ وذلك لأن هذه التقارير لن تبقى لفترة طويلة، بل تتداول لفترة قصيرة ومن ثم تطوى داخل أحد الملفات، لكن قد يتم استخدام غلاف بلاستيكي يضم تقارير العمل التي يجب حفظها لمدة طويلة وبانفصال عن أي تقارير أخرى، ولعمل غلاف التقرير فلابدّ أن يصف بيانات التقرير الرئيسة عليه من غير الحاجة إلى فتح التقرير؛ حيث يمكننا بواسطة غلاف التقرير معرفة عنوانه، واسم الشخص الذي أعده أو الشركة وتاريخ إصداره.
صفحة العنوان
الصفحة الرئيسة للتقرير هي صفحة العنوان، وهي أول صفحة من صفحات التقرير الإداري الكبير، وهذه الصفحة هي التي تعطينا المعلومات الأساسية التي نريد أن نعرفها عن التقرير بسرعة؛ لذا فإنها صفحة العنوان الأولى يجب أن تحتوي على (عنوان التقرير-اسم معده، وظيفة- اسم المؤسسة التي صدر عنها- تاريخه)، وأما عن التقارير الإدارية القصيرة التي تتكون من صفحات عدة، لا يتم وضع صفحة عنوان له، ولكن توضع البيانات في الصفحة الأولى -أعلاها-، لأنه ليس هناك داع لوضع صفة كاملة لتقرير يتكون من صفحات عدة، لكن محتويات صفحة العنوان لا بد من وجودها فيه، سواء كان لها صفحة مخصصة كالتقارير الكبيرة، أم وضعها في أعلى الصفحة الأولى كالتقارير اليومية القصيرة.
ملخص التقرير
كما هو معروف فإنّ التلخيص يوجز ما يحتويه التقرير باختصار، وأهمية ملخص التقرير تكون في أنّه يُعلم الذي يقرأ التلخيص، إذا كان بحاجة لأن يقرأه أم لا، وهذا التلخيص يعطي القارئ المعلومات المهمة جداً فيه، وذلك مثل: المواعيد التي استقبلتها الشركة، وكذلك النتائج التي توصلت إليها، والتوصيات التي تؤكد عليها، وغيرها من الأمور؛ لذا فهذه المعلومات تكفيه عن قراءة التقرير كله، والأفضل وضع الملخص في صفحة العنوان، وذلك إذا كان قصيراً؛ لأنه يساعد على مطالعته بسرعة، لكن إذا كان التقرير كبيراً، يفضل وضع الملخص في الصفحة التي تلي صفحة العنوان مباشرة، ويقوم بعضهم بوضعه في صفحة المحتويات قبل المقدمة، وكما ذكرنا أنه من الأفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان، وذلك حتى لا يقوم القارئ بالبحث عن الملخص وتقليب صفحات المقدمة والقوائم حتى يصل إليه.
المحتويات
جدول يوضح أرقام الصفحات التي يتضمنها كل جزء من أجزاء التقرير، وهذا يعمل على تسهيل الوصول إلى الأجزاء المعينة مباشرة، وكذلك يوضح الأجزاء الرئيسة والمختلفة لقارئ التقرير، ويضم أسماء الفصول أو الأقسام كما هي موجودة داخل التقرير، ويجب على معده اتباع طريقة واضحة في عرض الأقسام الفرعية في جدول المحتويات، ومن البديهي عدم استخدام جدول المحتويات في التقارير الإدارية القصيرة؛ لأن تصفح التقرير القصير يعد أمراً سهلاً.
قائمة بالأشكال
ونستخدم قائمة بالأشكال، عندما يحتوي التقرير على العديد من الأشكال الرسومية؛ حيث يفضل وضع قائمة خاصة بالأشكال، وقائمة الأشكال مشابهة لقائمة المحتويات، لكن يتم وضع رقم الصفحة التي تحوي على شكل ما.
قائمة المصطلحات
وتستخدم قائمة المصطلحات عندما يحتوي التقرير على العديد من الرموز، مثل استخدام (ز) للدلالة على الزمن، و(م) للدلالة على المسافة وهكذا، وبالأخص في التعامل مع جهات أخرى.
قائمة الجداول
قائمة الجداول تشبه إلى حد كبير قائمة الأشكال، لكن يوضع بها رقم الصفحة التي تضم الجدول، وأهمية ذلك: أن قائمة الأشكال والجداول تساهم في الوصول إلى الشكل أو الجدول المطلوب بسرعة، من غير تصفح التقرير لمشاهدة شكل ما أو الاطلاع على جدول، وهذه القوائم لازمة بل ضرورية في التقارير الإدارية الكبيرة التي تستخدم لمدة طويلة، مثل التخطيط الإداري لمحافظة ما.
المقدمة
المقدمة توضح أشياء عدة مهمة وهي: موضوع التقرير، والخلفية، والهدف من كتابته، ومن الأفضل في التقارير الإدارية الطويلة أن تتضمن المقدمة شرحاً قصيراً لأجزائه، ويجب ألا تحتوي المقدمة على: نتائج وتوصيات، أو أي مواضيع أخرى، فيجب أن تكون المقدمة قصيرة، وألا تتجاوز من 2 إلى 3 % من حجم التقرير.
قلب ووسط التقرير
يعد قلب التقرير من أكبر عناصر التقرير، ويحتوي على الكثير من الأقسام والأجزاء؛ حيث يتضمن قلب التقرير المواضيع بإسهاب وتفصيل، ويبين ما تم عمله لحل الأزمات والمشكلات، ويتضمن كذلك النتائج ويوضحها، وأقسام قلب التقرير تتباين حسب طبيعة التقرير، والتقارير الإدارية كيف تطورت الشركة، وحققت الإنجازات على مدار نصف عام مثلاً؛ حيث يتم توضيح المشكلة بشيء من التفصيل، والخطوات التي اتبعتها الشركة، ونتائج هذه الخطوات وعلى ماذا تشير.
الاستنتاجات والتوصيات
الاستنتاجات هي المعلومات التي تم استنباطها من التقرير، ويجب أن يشمل هذا الجزء عن إجابة السؤال الرئيس للتقرير، فتكون الإجابة نابعة من خطوات العمل، مثلاً: التقرير الإداري تهتم بتوضيح تطور أداء الشركة، أو الحصول على فرص الاستثمار في عقار ما، ويجب الانتباه إلى عدم ذكر أي بيانات لم تذكر في صلب التقرير، أو وجود استنتاجات ليست مستنبطة من قلب التقرير، فيجب الانتباه إلى هذا الأمر بطريقة جيدة.
التوصيات
وهي عبارة عن جوانب مهمة يوصى بها في نهاية التقرير، وذلك بناءً على ما افتقدناه في التقرير، مثلاً: التقرير الإداري يقوم بوضع خطة تنفيذية، فيجب أن ينتهي بالتوصية على اتباع هذه الخطة التي ذُكرت في التقرير، فالتقرير الذي يقترح خطة ما أو حل لمشكلة ما، يجب أن ينتهي بتوصية تنفيذ أحد الخطط أو الحلول.
لاتوجد تعليقات