خطــوات كتابــة تقــرير متمـيز
التقرير عبارةٌ عن توثيق مكتوب لأمرٍ حدث على أرض الواقع؛ لهذا السبب فإنَّه ينبغي أن يكون هناك أمانةٌ وصدق في التثبت والنقل، كما ويجب أن يتمَّ الاستعانة بالمصادر في حال احتاج كاتب التقرير إلى ذلك مع عدم إغفال ذكرها في قائمةٍ خاصَّة، فضلا عن ما سبق فإنَّه ينبغي بذل الجهد في سبيل إعداد التقرير، فالتقرير ليس شيئاً أو أمراً يُستهان به؛ إذ ينبغي أن يكون على مستوى عالٍ من الدقة والحرفيَّة، فالتقارير عادةً تُبنى عليها قراراتٌ مصيريَّة.
التقرير
يمكن تعريف التقرير بأنّه مستند يوضّح مواقف اقتصادية أو ثقافية أو اجتماعية، ويتمّ من خلاله إبراز المواقف السلبية والإيجابيّة جميعها وعرض وجهات النظر، ويعدّ التقرير من المحاولات لتوضيح صورة معيّنة ولتوصيل فكرة.
التقرير هو من وسائل الاتصال المهمة، وله أوجه عدة؛ حيث يمكن أن يكون مستنداً كتابيّاً يهدف لنقل المعلومات والحقائق سواء كانت أفكار أم اقتراحات أم توصيات، وهنالك التقاريرالعلمية، والتقارير الأدبية، والتقارير الإدارية، والتقارير الفنية، وكل هذه التقارير تصف مجالاً معيّناً وحالات معينة، وتهتم التقارير بإبراز أهميّة وجود الاتصال بين الأشخاص كالمدير والموظف.
أهداف التقرير وفوائده
يهدف التقرير لنقل المعلومات وتوصيل الاقتراحات والتوصيات بكل وضوح، وهو يحمل أسلوباً معيّناً في الكتابة كالوضوح والسهولة، ويجب أن يكون مختصراً وغير مفصّل بطريقة مملة، وأن يخلو من الأخطاء الإملائية، وتبرز أهميّته في التوثيق للوقائع والأحداث، ويساعد في فهم المعلومات والاستيعاب.
ويهدف التقرير إلى إعلام المستقبل بمعلومات معينة، ومن خلاله يمكن تحريك السلوك لإقناع الآخرين، فمن خلاله يمكن الحصول على توصيات ومعلومات واقتراحات تفيد في إجراء التعديلات والتغييرات في سياسات شركات، وتوضح الخلل فيها سواء أكان إدارياً أم غيره، ويمكن أن يكون التقرير مقياساً لمدى الإنجاز في الأداء والمعايير، ويقيس مقدار الجهد المبذول ومدى تحقيق الأهداف ومعرفة السلبيات والإيجابيات.
كتابة تقرير جيّد
لكتابة تقرير جيد لا بد من توافر غرض وخصائص معينة، ومن الأمور المهمة عدم تكرار المعلومات وعدم وجود آراء ومعلومات تم رفضها في السابق، ويجب أن يكون التقرير موجزاً ومختصراً لكن لا يجب الإخلال ببنود الموضوع الأساسية؛ لأن الموضوع يكون شاملاً وكاملاً وواضحاً، ويجب توثيق المعلومات بمعطيات موثوقة ومرتبة وحقيقية ليتمكن القارئ والمستقبل من اتخاذ القرار، ويجب كتابة التاريخ في التقرير، ومن الأفضل أن يحتوي على توصيات واقتراحاتٍ موثقة من حيث تاريخها ووقتها، ومن الأمور المهمة أن يضع كاتب التقرير رأيه فيه.
مواصفات التقرير الجيد
- الالتزام بالزمن والتاريخ لعرض التقرير وتدوينه.
- تغطية جميع جوانب الموضوع والشمولية دون نقصان أي فكرة مهمة.
- احتواء التقرير على بيانات ومعلومات دقيقة؛ فالدقة من الأمور المهمة في التقارير للتصديق من قبل القارئ وكسب ثقته، وليعتمد عليه في اتخاذ القرارات.
- الابتعاد عن تكبير حجم الموضوع أو المبالغة في تقليله، فيجب ألّا يكون طويلاً جداً، ولا يجب أن يكون قصيراً جداً ولا يغطي المواضيع الرئيسة للموضوع، ويجب أن يكون حجم التقرير وفق الموضوع المطروح من حيث الأهمية.
- الإقناع بالرأي والبيانات والتوصيات المتوافرة بالتقرير، وهذا يساعد القارئ في فهم التقرير والقدرة على اتخاذ القرار بيسر وسهولة.
- ولكتابة التقرير يمكن الاستعانة بالإرشادات والخطوات الآتية:
- فهم موضوع التقرير فهَمَا جيِّداًٍ جدَّاً، ومحاولة إجراء الجانب العلمي منه على أكمل وجه، ولاسيما في التقارير التي ينبغي كتابتها بعد إنهاء تجربةٍ معيَّنة، أو بعد تأدية مهمَّةٍ معيَّنة.
- في بداية التقرير (المقدمة) ينبغي أن يُعطى قارئ التقرير فكرةً وافيةً عن كلِّ ما يحيط بهذا الموضوع، بحيث يصبح قارئ التقرير في الجوِّ العام لهذا التقرير.
- ينبغي ذكر الدوافع والأهداف الكامنة وراء القيام بإنشاء هذا التقرير، ويكون ذلك عن طريق عرض القضية التي سيتناولها التقرير بحثاً.
- ينبغي عكس الواقع العملي على التقرير؛ إذ يجب أن يتمَّ سرد كافة الوقائع والأحداث التي وقعت وبشكلٍ تامٍّ مجيباً عن أيِّ تساؤلٍ قد يخطر في بال من يتعاطى مع هذا التقرير.
- يتم سرد المعلومات التي تمَّ جمعها، وإجراء التحليل المناسب عليها للوصول إلى النتائج المرجوَّة.
- بعد ذلك، يتم استعراض النتائج كاملةً التي تمَّ التوصُّل إليها خلال التحليل السابق.
- وأخيراً، وبناءً على النتائج التي تمَّ التوصُّل إليها أثناء إعداد التقرير، يتمُّ إبداء الرأي الشخصي في المسألة المطروحة للبحث، كما ويجب أن يتمَّ وضع خاتمة تلخِّص بين سطورها أبرز ما تمَّ تناوله في هذا التقرير.
لاتوجد تعليقات