خصائص نظام الرقابة الداخلية
منظومة الرقابـة الداخلية للعمـل الخـيري
منظمات الأعمال الخيرية هي منظمات غير هادفة للربح، تباشر مجموعة من الأنشطة المختلفة لتحقيق مقاصدها الخيرية
1-الفصل بين إختصاصات ومسؤوليات الموظفين Segregation of Duties
- الفصل بين الوظائف هي من أهم الضوابط الرقابية في سلامة نظام الرقابة الداخلية وقوتها وهي تلك الوظائف التي تضع مسؤولا معينا في مركز يسمح له بارتكاب أخطاء متعمدة أو غش؛ فمثلا إذا ترك لشخص واحد وظيفة الحفاظ على المخزون السلعي ووظيفة تسجيله في سجلات المخازن فإن هذا الشخص يكون في مركز يستطيع فيه تغطية أي عجز يحدث لأي سبب؛ حيث إنه إذا حدث عجز في أي بند من بنود المخزون فإنه يستطيع أن يغطي هذا العجز بأمر صرف يقيده في سجل المخازن حتى يتفق الجرد الفعلي مع الرصيد الدفتري أما إذا عهد للشخص من خارج المخازن القيد في سجل المخازن فإن أي نقص فعلي يمكن اكتشافه، أي بمعنى ألا تسند وظيفتان متعارضتان لشخص واحد بل يجب أن توزع على شخصين؛ إذ ذلك يقلل من فرص التلاعب إلى حد كبير. وعلى سبيل المثال أيضا أن الموظف الذي يستلم التبرعات يجب ألايكون هو الموظف نفسه الذي يسجلها في النظام الآلي أو الذي يودع المبالغ في البنك.
وتتمثل الوظائف التي يتعين الفصل بينها في وظائف شراء الأصول والرواتب وغيرها وتسجيلها وتبويبها من الوظائف التي تتعامل مع النقد..
2 – وضوح خطوط السلطة والمسؤولية Authority &Responsibility
إن أي شخص مهما بلغت قدراته وطاقاته وإمكاناته لا يستطيع القيام بمجموعة أعمال لوحده يدرجة عالية من الإتقان وخصوصا إذا تعلق هذا العمل بمؤسسات واسعة ومنتشرة مثل مؤسسات العمل الخيري التي لها أفرع خارجية وبعيدة عن نظر المسؤوليين في المركز الرئيس؛ لأنه من خلال تفويض السلطة والمسؤولية يستطيع المدير الأتي:
- توزيع المسؤوليات؛ مما يساعد ذلك في اكتشاف المواهب المتعدده وإتاحة الفرص للإبداع والابتكار.
- تخفيض التكاليف المادية والمعنوية والمساعدة أيضا في سرعة إنجاز العمل وإتقانه.
- تقوية العلاقات الإنسانية بين أعضاء المؤسسة الخيرية.
- يستطيع تهيئة الفرص أمام الذين يتهيئون للقيادة في المستقبل ويعزز روح المسؤولية.
لذلك فإن وجود هيكل وظيفي واضح تحدد فيه خطوط السلطة والمسؤولية وتدفق الصلاحيات هو أمر مهم جدا في تحديد المسؤوليات؛ وذلك لمتابعة الأداء ومحاسبة المقصرين في الحفاظ على أموال المتبرعين وتنميتها.
3 – كفاءة الموظفينQualified Persons
العمل الدؤوب لرفع كفاءة العاملين في القطاع الخيري والمشرفين على تنفيذ برامجه وأنشطته والسعي الحثيث إلى تأسيس الوحدات التدريبية الخاصة بكل مؤسسة منها أو التذكير بالبدائل المناسبة لذلك.
تعتمد سلامة تنفيذ أي نظام على مقدرة الأشخاص الذين يتولون تنفيذ هذا النظام وكفاءتهم؛ لذا فإنه لضمان حسن تنفيذ نظام الرقابة الداخلية ونجاحه في تحقيق أهدافه يجب على المنشأة مراعاة ما يأتي:
1-اختيار العاملين على أساس التوصيف السليم للوظائف وتحديد الصفات والمؤهلات التي يجب أن تتوافر فيمن يشغل كل وظيفة وعقد الاختبارات لمن يرغبون في شغل الوظيفة واختيار أكثر المتقدمين استيفاء للمؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة.
2-تدريب العاملين عن طريق وضع برامج تدريبية تكفل أداء العاملين لمهام وظائفهم بكفاءة، وتنمي لديهم الشعور بالمسؤولية ومعرفتهم بدورهم في تحقيق أهداف المؤسسة؛ مما تقضي على المشكلات الإدارية التي قد تنتج من تداخل المسؤوليات والسلطات أو عدم وضوحها. وإدراج العاملين في دورات الأنظمة الآلية ولاسيما الأنظمة الآلية المستخدمة في العمل الخيري مثل نظام المحاسبة المالي ونظام الرواتب ونظام المشاريع.
3- إن وجود معايير سليمة للأداء يعد ضروريا لإقامة نظام جيد للرقابة الداخلية ومراجعة أداء العاملين دورياً سواء بطريق مباشر عن طريق رؤسائهم والمشرفين عليهم أم بطريق غير مباشر باستخدام وسائل المراقبة المعروفة كالتقارير الدورية وغيرها للتأكد من أن العاملين يتبعون القواعد والتعليمات.
4-وضع نظام جيد للحوافز والجزاءات؛ مما يثير حماس العاملين للعمل، ويشجعهم على زيادة إنتاجيتهم كمّا ونوعا وبأقل تكلفة وفي حدود الزمن المقرر، وذلك وفقا لقدراتهم وإمكاناتهم
5- إن عملية تدوير الموظفين Rotation يعد إجراء مهماً وضرورياً في اكتشاف الأخطاء ومنع الاختلاسات؛ لذا من الضروري أن يتم بين الحين والآخر تدوير بعض الوظائف المهمة في إدارة المؤسسة الخيرية ولاسيما للموظفين الذين عملوا في وظائف تتعامل مع النقد في فترة طويلة دون انتقال إلى وظائف أخرى، مما يعد من المخاطر التي يتطلب تدوير هذه الوظائف.
4- سلامة السجلات وإجراءات التصديق على العمليات. Records,authorization approval Procedurees
يعتبر نظام المعلومات المحاسبية السليم أحد أهم المقومات الأساسية لنظام الرقابة الداخلية الفعال، فنظام المعلومات المحاسبية الذي يعمل وفق طرق واضحة منصوص عليها قانونيا وتستجيب إلى وضعية وطبيعة نشاط المؤسسة، وضمن نمط المعالجة الآلية المتحكم فيها، ويعتمد على مجموعة متكاملة من الدفاتر والسجلات المحاسبية ودليل الحسابات يراعي في تصميمه وضوح وسهولة إعداد القوائم المالية بأقل جهد ممكن، وبأكثر دقة ممكنة يكون أحد المقومات المدعمة لنظام الرقابة الداخلية، يفضل أن يتضمن هذا دليل حسابات واضح ومرن وشامل لجميع أنشطة المؤسسة الخيرية لتمكين الإدارة من أداء مهمتها الرقابية على العمليات، ولتمكين المحاسب من الفصل بين العناصر المتعلقة بالنفقات الاستثمارية والاستهلاكية، انطلاقا مما سبق يجب أن يكون نظام المعلومات المحاسبية وسيلة لتحقيق مايلي:
- الرقابة على سجلات التشغيل وتنفيذ العمليات، إذ أن هذه السجلات تمثل مصادر البيانات وتدفقها.
- تبويب البيانات ووضع دليل مبوب للحسابات يعكس بشكل كاف عناصر الحسابات الختامية والميزانية الضرورية.
- تصميم السجلات المحاسبية بطريقة مناسبة الرقابة.
وبغية دعم نظام الرقابة الداخلية يجب أن يتوافر نظام المعلومات المحاسبية على العناصر الآتية:
- وجود مستندات داخلية كافية لتغطية كافة أوجه النشاط، كما توضح المسؤوليات؛
- وجود دليل الإجراءات والسياسات المحاسبية توضح الطرق التي تتبع لمعالجة العمليات.
- إعداد موازنات تفصيلية للعمليات ومتابعة تنفيذها.
- وجود نظام تكاليف فعال لقياس الأداء الفعلي.
5 – حفظ وحماية الأصول والسجلات Safeguarding of Assets &Records
من أهم أهداف نظام الرقابة الداخلية هو حفظ وحماية أصول المؤسسة الخيرية من خلال فرض حماية مادية وحماية محاسبية لجميع عناصر الأصول من تسجيل وتبويب وإدخالها في الأنظمة الآلية وتنظيمها في الدفاتر المحاسبية ومن خلال اعتماد طرق محاسبية واضحة وسليمة وكذلك وضع قرارات وإجراءات داعمة لأمن وحسن استعمال هذه الأصول كما أن احترام المبادئ المحاسبية المتفق عليها والقواعد الداخلية لمؤسسة العمل الخيري هو أمر ضروري ومطلوب من أجل تقديم المعلومات المحاسبية الدقيقة التي يعتمد عليها في اتخاذ القرارات من قبل إدارة المؤسسة.
6-وجود إدارة سليمة للمراجعة الداخلية Intenal Audit Dep:
يساعد وجود إدارة سليمة للمراجعة الداخلية في تحقيق أقصى فعالية لوسائل الرقابة الداخلية نظرا لما ينتج عنها من كشف أية انحرافات أو اختلافات وفحص أسبابها ويجب أن تكون إدارة المراجعة الداخلية متحررة من نفوذ أي قسم أو إدارة من إدارات المنشأة حتى تستطيع أن تؤدى مهمتها بدقة ودون تحيز لذا يفضل أن تكون إدارة المراجعة الداخلية تابعة مباشرة لمجلس إدارة المنشأة أو رئيس المجلس.
7- وجود خطة تنظيمية دقيقة Organization Plan:
يجب وضع خطة تنظيمية دقيقة يراعي فيها تقسيم مؤسسة العمل الخيري إلى إدارات رئيسية وإدارات فرعية ملائمة وذلك حسب الأنشطة التي تقوم بها وطبقا لأهدافها وتحديد مسؤوليات كل إدارة من هذه الإدارات بدقة ووضوح وبيان السلطة الممنوحة لكل إدارة للقيام بمسؤولياتها والتنسيق العام بين نشاط تلك الإدارات. ومن الضروري أن تتصف الخطة التنظيمية بما يلي:
1-البساطة والوضوح حتى يمكن فهم ما تتضمنه بدقة دون أي ليس أو خطأ.
2-المرونة حتى تستطيع أن تقابل أية تطورات مستقبلية.
3 – أن يتم توثيق الخطة التنظيمية في دليل مطبوع تصدره ادارة المؤسسة ويطلق عليه دليل التنظيم أو الخريطة التنظيمية.
وجدير بالذكر فقد قامت الدائرة المالية وبتوجبهات من ادارة جمعية إحياء التراث مشكورة ونسأل الله أن يجعله في ميزان حسناتهم بإجراء رقابي ممتاز وبوضع ضوابط رقابية تحكم إجراءات التبرعات وإيداعها وتسجيلها في نظام المشاريع ونظام المحاسبة العامة بهدف حفظ وحماية أموال المتبرعين من حيث أن الموظف المستقبل للتبرعات في أفرع الجمعية الخارجية يقوم بإدخال سند القبض في النظام الألي ثم تقوم الإدارة المالية في المركز الرئيسي بإستكمال باقي إجراءات التسجيل في النظام الألي بالإضافة إلى الرقابة المحاسبية مما يعد ذلك من أهم عناصر الرقابة الداخلية وهي الفصل بين الوظائف كما إن هذا الإجراء وفر كثير من مصروفات الرواتب لوظائف المحاسبين حيث تم تجميعهم في مكان واحد وهو المركز الرئيسي والغى وظائف المحاسبين في أفرع الجمعية داخل الكويت.
لاتوجد تعليقات