بالتعاون مع معهد إشراقات مركز تراث للتدريب – دورة: مهارات الإشراف الإداري الفعال
أقام مركز تراث للتدريب الأسبوع الماضي دورة مهارات الإشراف الإداري الفعال، قدمها د. عطية العلي، وحضرها عدد من موظفي الجمعية ولجانها المختلفة، وكان من أهداف الدورة المساهمة في زيادة فعالية المشاركين في مجال العمليات الإشرافية الإدارية وكفاءتهم، من خلال تزويدهم بمفاهيم الوظائف الإدارية وموقع الإشراف من بينها، والمهارات العملية الإشرافية ثم دفعهم إلى تعلم أهمية السلوك الإنساني في العملية الإشرافية.
في البداية عرف العلي الإدارة بأنها عملية تحقيق الأهداف المرسومة بالاستخدام الأمثل للموارد المتاحة، وفق منهج مُحدّد، وضمن بيئة معينة والإدارة فرع من العلوم الاجتماعية، وهي أيضًا عملية التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة على الموارد المادية والبشرية للوصول إلى أفضل النتائج بأقصر الطرق وأقل التكاليف المادية، ثم ذكر وظائف الإدارة تشتمل الإدارة على 5 وظائف: التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه: هو الجزء الإداري الذي يحثّ على الأساليب التنظيمية للعمل بكفاءة لتحقيق الأهداف التنظيمية؛ وذلك لأنّ التخطيط، والتنظيم، والتوظيف هي مجرّد استعدادات للقيام بالعمل أمّا التوجيه يُعدّ الجانب العملي الذي يُعنى مباشرةً بالإرشاد، والتوجيه، والرقابة.
الإشراف الإداري
وعن تعريف الإشراف الإداري قال العلي: الإشراف الإداري هو عملية وجهد مخطط للتأكد من صحة أداء العاملين بالطريقة المطلوبة، وتنفذ الوظيفة الإشرافية بهدف ضمان عمل المرؤوسين بفعالية وكفاءة؛ بحيث يمكن تحقيق الأهداف التنظيمية، ويشير الإشراف إلى التوجيه المباشر والفوري على المرؤوسين في أداء مهمتهم.
أهمية الإشراف الإداري
ثم ذكر العلي أهمية الإشراف الإداري بأن الموظفين يحتاجون إلى توجيه المشرف الإداري، ليوضح لهم ما استشكل عليهم في مسألة تنفيذ خطط المنظمة وسياساتها ولوائحها، ويوضح لهم الطريقة الصحيحة للقيام بأعمالهم؛ مما يمكن الموظف من أداء عمله بأفضل طريقة، عندما يعرف العمل الذي من المفترض أن يقوم به.
المشرف الإداري
ثم عرف المشرف الإداري بأنه ممثل الإدارة وشخصية مهمة للغاية من وجهة نظر الموظفين والعاملين، ويوصل سياسات الإدارة وقراراتها للموظفين والعاملين، كما يوفر تغذية راجعة للإدارة فيما يتعلق بما يحدث على أدنى مستوى، فالمشرف الإداري هو قائد بالنسبة لأدنى درجات سلم الإدارة، ويعمل صديقا وموجها ومرشدا للعمال، ويحث على العمل الجماعي ويؤمن أقصى قدر من التعاون للموظفين، ويمكنه المساعدة في الحصول على الاستخدام الأمثل للقوى العاملة.
الصفات المطلوبة للإشراف الإداري الفعال
هناك ثلاثة اتصالات أساسية يقوم بها المشرف في أثناء اضطلاعه بعمله وهي:
(1) الاتصال بموظفيه أو عماله.
(2) الاتصال بزملائه المشرفين.
(3) الاتصال برئيسه في العمل.
ويتوقف نجاح المشرف أو إخفاقه على مدى جودة أداء موظفيه لأعمالهم، وهذا يتوقف بدوره على عوامل مثل:
(1) مدى كفاية المشرف في تعليم موظفيه طرائق القيام بالعمل.
(2) مدى وضوح توجيهاته لتحديد زمان تنفيذها ومكانه.
(3) مدى استشعار روح العمل الجماعي الذي ينميه في جماعته.
(4) مدى جودة فهمه لها.
وفضلا عن ذلك، فكل مشرف لابد أن يبني جسور التعاون مع زملائه المشرفين؛ إذ لابد أن يكون هناك تعاون بين المشرفين لإنجاز أهداف المنظمة.
أساليب التحفيز التي يمكن للمشرف استخدامها
وعن أساليب التحفيز التي يمكن للمشرف استخدامها قال العلي:
- تعرف بدقة على أهداف منظمتك، ونقلها بطريقة محددة وواضحة أهم، فهي تعد أهدافا لهم أيضا.
- تعرف على حاجات العاملين وميولهم واتجاهاتهم وتعامل معهم على هذا الأساس.
- الحوافز الممنوحة يجب أن تكون على أساس الأداء وليس على أساس آخر.
- استمع إلى اقتراحاتهم، فتكريم المتميز منهم تحفزهم لمزيد من الجهد في العمل.
- حاول دائما أن تكون المكافأة ذات قيمة بالنسبة للفرد ومتمشية مع رغباته.
- قدم المكافأة عن السلوك أو الإنجاز المطلوب أمام الجماعة لتحميس باقي الأعضاء.
- اشرح طبيعة المهام لمرؤوسيك، ودربهم بنفسك ثم تابع الأداء.
- قدم المكافأة بعد تحقيق النتائج المطلوبة مباشرة كلما أمكن ذلك.
مهارات حل المشكلات
وعن مهارات حل المشكلات بين العلي أن المشكلات هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى، وهي إما تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته، وهي عائق في سبيل هدف منشود، ويشعر الفرد إزاءها بالحيرة والتردد والضيق؛ مما يدفعهُ للبحث عن حل للتخلص من هذا الضيق وبلوغ الهدف المنشود.
المنهج العلمي في حل المشكلات
بين العلي أن المشرف الإداري يحتاج لعدد من المهارات ليكون مشرفًا فاعلا ويكون لديه قدرة على حل المشكلات وهي:
(1) الإبداع والابتكار: المنهج الذي نتبعه في حل مشكلاتنا يعتمد على خبراتنا وتجاربنا السابقة المشابهة ولكن قد نواجه بعض المشكلات الأكثر تعقيداً؛ حيث لم يسبق أن حدثت لنا أو حتى في محيطنا من قبل، وفي هذه الحال فإن الأمر يتطلب منهجية معينة ومنطقا لحلها، وهنا نحتاج إلى استخدام التفكير الإبداعي.
(2) مهارة البحث: وهي عملية تحديد المشكلة وحلها، وغالباً ما تتطلب منك إجراء بعض البحث، وربما يتطلب الأمر إجراء عملية بحث تكون أكثر توسعاً؛ فهناك أنواع عديدة من عمليات البحث.
(3) العمل الجماعي: الكثير من المشكلات يمكن تعريفها وحلها بطريقة أفضل بمجرد إدخال أطراف جديدة فيها في صورة فريق عمل. يبدو أن لفظ (العمل الجماعي) أو (فريق العمل) هي ألفاظ تستخدم داخل مؤسسات العمل فقط. ولكن الأمر فعال ومهم بالقدر نفسه داخل الأسرة والعائلة وأيضاً المدرسة.
يتضمن القدرة على العمل ضمن مجموعة من الأشخاص الذين يشتركون في رؤية واحدة وهدف واحد يتعاونون معاً للوصول إليه.
(4) الذكاء العاطفي: يتعين عليك أن تأخذ في الاعتبار التأثير الذي يمكن أن تحدثه المشكلة أو حلها عليك وعلى الآخرين، والذكاء العاطفي يساعدك على الوصول إلى أكثر الحلول ملائمةً لجميع الأطراف المعنيين بأمر المشكلة.
(5) مهارة إدارة المخاطر: يعد الأشخاص الذين يمتلكون مهارة الذكاء العاطفي هم الأكثر قدرة على النجاح في العلاقات وحسن إدارتها، وكذلك الأكثر نجاحاً في بيئة العمل.
(6) مهارة اتخاذ القرار: اتخاذ القرارات وحل المشكلات يعدان مهارتين مرتبطتين ارتباطاً وثيقاً بعضهما ببعض، فاتخاذ القرارات يعد جزءاً مهماً من عملية حل المشكلات؛ حيث ستجد نفسك في مواجهة العديد من الخيارات والبدائل، وعليك أن تتخذك قرارك وتختار أي الخيارات التي ستذهب معها.
مهام المشرف الإداري
- إنشاء بيئة فريق ملهمة مع ثقافة تواصل مفتوحة.
- وضع أهداف واضحة للفريق.
- تفويض المهام وتحديد المواعيد النهائية.
- الإشراف على العملية يوميا.
- مراقبة أداء الفريق وتقديم تقرير فريق العمل.
- تحفيز أعضاء الفريق باستمرار.
- اكتشاف الاحتياجات التدريبية وتوفير التدريبات اللازمة.
- إثبات وجود صلة جيدة بين الإدارة والعاملين.
- حل المشكلات التي تواجه مرؤوسيه إلى أقصى حد ممكن.
- تحفيز أعضاء الفريق باستمرار.
- اكتشاف الاحتياجات التدريبية وتوفير التدريبات اللازمة.
- التواصل والتعرف على تعليقات أعضاء الفريق وحل أي مشكلات تعرقل سير العمل.
- التعرف على الأداء العالي والإنجازات وتقديم المكافآت.
- تشجيع فريق العمل على الإبداع.
- اقتراح أنشطة وتنظيمها لتساعد على بناء الفريق.
لاتوجد تعليقات