بالتعاون مع معهد إشراقات – مركز تراث للتدريب يقيم – دورة المهارات المتقدمة في السكرتارية وإدارة ال
بالتعاون مع معهد إشراقات للتدريب الأهلي، عقد مركز تراث للتدريب التابع لجمعية إحياء التراث الإسلامي دورة: (المهارات المتقدمة في السكرتارية وإدارة المكاتب) لعدد من موظفي الجمعية ولجانها المختلفة، وقد حاضر فيها مستشار التدريب والتنمية البشرية د. عطية العلي، وقد تناولت الدورة عددًا من المحاور، منها: مفهوم السكرتارية، وأهمية السكرتارية، وأنواع السكرتارية، والخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير، ووظائف الإدارة وعلاقتها بالسكرتارية، ومفهوم الاتصال، وماهية التخطيط للأعمال المكتبية، وأهمية التخطيط للأعمال المكتبية وفوائده، وأنواع التخطيط للأعمال المكتبية، وعلاقة وظيفة التخطيط بالسكرتارية، ومفهوم الأرشفة، وأهداف الأرشفة الالكترونية، وخصائص الأرشفة الالكترونية، ومميزات الارشفة الالكترونية، وسلبيات الأرشفة الالكترونية، وأهم الصعوبات التي تواجه الأرشفة الالكترونية وكيفية التغلب عليها، والقواعد الواجب مراعاتها في تنظيم أعمال البريد.
مفهوم السكرتارية
يطلق مصطلح السكرتارية على مجموعة العاملين الذين يقومون بممارسة الأنشطة ذات الطابع المكتبي مثل العمل على تحرير المراسلات وإعدادها واستقبالها وتصديرها، ومعالجة الاتصالات المختلفة، وتنسيق المواعيد واستقبال الزوار، وتنظيم الاجتماعات والسفريات وأعمال الحفظ والأرشفة، وكلمة سكرتير كلمة مشتقة من الكلمة اللاتينية Secretarius والمعنى الحر لها كاتم الأسرار، على اعتبار أن عمل السكرتير يتضمن معرفته لكثير من المعلومات التي قد لا تتاح لغيره من بقية أفراد المنظمة.
أهمية السكرتارية
إذا كانت السكرتارية تمثل تلك المفاهيم السابقة فإنه يمكن القول: بأن أهميتها تأتي من المسوغات الآتية:
- إن كبر حجم المنظمات، وتعقد عملياتها، وتعدد مستوياتها، جعل لهذه الإدارات المساندة أهمية خاصة؛ فلم يعد لدى المدير الوقت الكافي للقيام بكثير من المهام ولا سيما الروتينية التي هي لب عمل السكرتير أو مدير المكتب، مثل عملية تحرير المراسلات وإعداد التقارير أو معالجة البريد أو الاتصالات الواردة أو الصادرة أو ما يتعلق بتنظيم المواعيد والزيارات لمكتب الرئيس أو غيرها، ومن ثم فهو بحاجة (أي الرئيس) إلى من يعاونه في تنفيذ العديد من العمليات الإدارية، ويمكن للسكرتارية تولي ذلك.
- إن العمل بطريقة سليمة يتطلب أن تكون القرارات الإدارية بناء على البيانات والمعلومات الصحيحة التي يمكن أن يقدمها السكرتير بطريقة مبسطة ومختصرة؛ وبحيث تصل إلى صانع القرار في الوقت المناسب؛ حتى يمكن الاستفادة منها؛ فهي توفر على القائد الوقت الكافي لاستغلاله في العمليات الاستراتيجية في المنظمة.
خصائص ومهارات الواجب توافرها في السكرتير
وهي عبارة عن مجموعة من الخصائص الفردية، بعضها يكون وراثية المكونات الجسمية للشخص مثل الطول، والأخرى تكون مكتسبة، ومن تلك الصفات الشخصية عموما: الصدق في القول أو العمل، والأمانة، والصبر والقدرة على التحمل، وقوة الذاكرة، والإخلاص، والمبادأة، والثقة بالنفس وبالآخرين.
وظيفة إدارية مساندة
وتعد وظيفة السكرتير أو مدير المكتب وظيفة إدارية مساندة، والإدارة في أوسع معانيها تعني العملية التي تستهدف استغلال الموارد المتاحة بغرض تحقيق أفضل النتائج للمنظمة، وللإدارة مجموعة من الوظائف التي ترتبط بها وظيفة السكرتارية ارتباطاً مباشرا؛ وذلك لكون من يعمل بوظيفة السكرتارية إنما يعاون القادة والإداريين العاملين بالمنظمة الذين يمارسون تطبيق وظائف الإدارة هذا من ناحية، ومن ناحية أخرى فإن من يعمل بوظيفة السكرتارية فلا غنى له عن تطبيق تلك الوظائف الإدارية في محيط وظيفته وعلى مستواها.
وظائف الإدارة ذات العلاقة بالسكرتارية
ومن أبرز وظائف الإدارة ذات العلاقة بالسكرتارية مهارات الاتصال، التخطيط للأعمال المكتبية.
وظيفة التخطيط
إذا كان التخطيط يعني وضع مجموعة من الافتراضات والتوقعات حول الوضع في المستقبل، ثم وضع برنامج يبين الأهداف المطلوب الوصول إليها خلال فترة محددة، والإمكانيات الواجب توافرها لتحقيق هذه الأهداف، وكيفية استخدام هذه الإمكانيات بالكفاءة والفعالية المطلوبة، فإن السكرتير لا يستغني عن ممارسة التخطيط بما يخدم وظيفته؛ فمراجعة السكرتير لفكرة مواعيد مديره المستقبلية وعمل الترتيبات اللازمة لتلك المواعيد والمقابلات، كل ذلك نوع من أنواع التخطيط الذي يستهدف تحقيق أفضل النتائج.
وظيفة التنظيم
وتهتم وظيفة التنظيم عادة بتوزيع الأعمال، وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات الخاصة بالأفراد؛ بحيث تصبح أساسا لعلاقات العمل بين الأفراد والأقسام المختلفة سواء كان التنظيم رسمياً أم غير رسمي، والسكرتير في الواقع العملي يمارس هذه الوظيفة؛ فبعض السكرتاريين يشرف على مجموعة من الأفراد في مجال الطباعة والنسخ وأعمال التصوير والاتصالات وغيرها.
وظيفة أساسية لإدارة المكاتب
ويعد التخطيط وظيفة أساسية لإدارة المكاتب ويمكن أن يوصف بوصبه بداية للوظائف الأخرى، ويتعلق بالعمل المستقبلي؛ لذلك يجب توجيه الاتهام إلى حالات عدم التأكد المستقبلية، سواء في المجالات الاقتصادية أم الاجتماعية أم السياسية، ويعد التخطيط عملية عقلية تحدد على أساس الكمية المتوفرة من الحقائق والإمكانات المستقبلية، ويتطلب استعمال المعارف والخبرات والمهارات والتفكير العقلاني الإبداعي لنجاح عملية التنبؤ بالمستقبل.
تحديد الأهداف
وتخطيط الأعمال المكتبية يساعد على تحديد الأهداف والطرائق والإجراءات اللازمة لأداء الأفراد للأنشطة المطلوبة منهم؛ لتحقيق هذه الأهداف بالمستوى المطلوب في الوقت المناسب وبأقل الجهود والتكاليف، ويعد التخطيط من وسائل النجاح في العمل المكتبي، وهو النشاط الذي يسبق جميع الأنشطة الأخرى، ويتوقف عليه كل نشاط آخر للمكتب أو المنظمة.
عنصر أساسي في العملية الإدارية
إن التخطيط يمثل عنصراً أساسيا في العملية الإدارية ولا يمكن الوصول الى تحقيق الأهداف الا بالتخطيط، وبما أن أعمال المكاتب في المنظمة أصبحت تشكل أهمية كبيرة في الوقت الحاضر، وهي أعمال متعددة ومتشعبة الجوانب، فإننا ندرك إذاً لماذا يجب على القائم بمثل هذه الأعمال أو المشرف عليه أن يخطط لها؟ كما ندرك الأهمية القصوى لتخطيط أعمال المكاتب.
الأرشفة
الأرشفة بمفهومها العام هي عملية حفظ الوثائق وتصنيفها (غالبا الأوراق) بطريقة يسهل الرجوع إليها، وهي عملية ديناميكية متكاملة؛ حيث تعتمد على العمل الأرشيفي في البلدان المتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي، سواء بالحفظ الدائم أم بالإتلاف، والتكنولوجيا الرقمية غيرت من المفهوم التقليدي لحفظ الوثائق من التلف إلى إعادة هذه الوثائق من جديد الكترونيا من خلال مسحها ضوئيا أو تصويرها، وتخزينها في ذاكرة رقمية مع المحافظة على صحة هذه الوثائق وسلامتها، وسهولة الحصول عليها من قبل المنتسبين والمستخدمين والمرخصين.
تدفق حركة البريد الداخلي والخارجي
ويسعى النظام السليم لأعمال البريد إلى تدفق حركة البريد الداخلي والخارجي بسرعة وسهولة، وإنجاز العمليات في الوقت المناسب بأقل تكلفة، وما يتطلب مراعاة بعض القواعد المحققة لذلك ومنها:
- ضرورة تبسيط الإجراءات حركة البريد الوارد والصادر، والعمل على إلغاء الخطوات غير الضرورية التي قد تعرقل سير العمل، من عرض البريد على عدد كبير من الرؤساء، وكثرة التأشيرات والتحويلات، وكذلك عمليات القيد والاكتفاء، بالقيود اللازمة لأغراض الرقابة وسهولة متابعة الأوراق والمستندات.
- يجب أن تكون القاعدة الأساسية التي تحكم أعمال البريد سرعة استلام البريد وتسليم الأوراق إلى المختصين في يوم وصولها، وكذلك تصدير البريد فور استلامه من الإدارات المختصة؛ فقد يترتب على التأخير في استلام البريد أو تصديره اتخاذ الآخرين لبعض الإجراءات القانونية ضد المنظمة أو الإساءة إلي أحد العملاء المميزين الذين يتعاملون مع المنظمة.
< يجب مراعاة الدقة والوضوح في إجراءات تقييد البريد في السجلات الخاصة به وكذلك في إعداد المراسلات.
لاتوجد تعليقات